Proces
Kako izgleda proces
- 1
Priprema
Profaktura ili nacrt računa koristi partnera, artikle, valutu, rok i uslove plaćanja.
- 2
Izdavanje
Broj se dodjeljuje tek pri izdavanju, a konačni PDF ostaje vezan za dokument.
- 3
Praćenje
Dospijeće, slanje, status i otvoreni iznos vide se uz račun.
- 4
Naplata
Uplate se povezuju potpuno ili djelimično, uz vidljiv preostali iznos.
- 5
Knjiženje
Odobren dokument ulazi u kontrolisani knjigovodstveni tok i izvještaje.
Profakture i ponude prije obaveze
Profaktura služi kao priprema poslovnog dogovora. U Šoldiju koristi podatke kupca, stavke, cijene, popuste, rok važenja i uslove plaćanja. Dok je nacrt, može se korigovati u skladu sa pravilima perioda.
Kada se dogovor potvrdi, profaktura se može pretvoriti u račun bez ponovnog unosa partnera i stavki. Veza između izvorne profakture i izdatog računa ostaje vidljiva.
- Odvojene numeracione sekvence
- Valute i kursne liste prema podržanoj postavci
- Popusti po stavci i na dokument
- Jasna veza profakture i računa
- Odvojene numeracione sekvenceObuhvaćeno
- Valute i kursne liste prema podržanoj postavciObuhvaćeno
- Popusti po stavci i na dokumentObuhvaćeno
- Jasna veza profakture i računaObuhvaćeno
Izdavanje, PDF i slanje
Račun dobija broj tek kada je spreman za izdavanje. Sistem zatim generiše dokument koji se čuva kao konačna verzija i ne prepisuje se tihom regeneracijom.
Ako se račun šalje emailom, poruka i prilog ostaju evidentirani. U zaključanom periodu slanje ne smije prikriveno promijeniti računovodstveni status dokumenta.
- Kontrolisani PDF sa sačuvanim hashom i verzijom
- Napomene i uslovi na dokumentu
- Evidencija slanja i pokušaja isporuke
- Knjižno odobrenje kao zaseban korektivni dokument
- Kontrolisani PDF sa sačuvanim hashom i verzijomObuhvaćeno
- Napomene i uslovi na dokumentuObuhvaćeno
- Evidencija slanja i pokušaja isporukeObuhvaćeno
- Knjižno odobrenje kao zaseban korektivni dokumentObuhvaćeno
Otvorene stavke i djelimična plaćanja
Jedan račun može imati više uplata. Svaka uplata se veže za odgovarajuću otvorenu stavku, dok sistem prikazuje ukupno plaćeno i preostali iznos.
Ako veza nije sigurna, transakcija ostaje za usaglašavanje. To je važnije od automatskog zatvaranja pogrešnog potraživanja, naročito kada iznos, poziv na broj ili partner nijesu jednoznačni.
- Potpuna i djelimična naplata
- Pregled otvorenih potraživanja po kupcu
- Podsjetnik sa postojećim konačnim PDF-om
- Veza uplate, računa i aktivnosti korisnika
- Potpuna i djelimična naplataObuhvaćeno
- Pregled otvorenih potraživanja po kupcuObuhvaćeno
- Podsjetnik sa postojećim konačnim PDF-omObuhvaćeno
- Veza uplate, računa i aktivnosti korisnikaObuhvaćeno
Granice i odobrenja
Izdati račun i konačni PDF ne mijenjaju se kao nacrt. Ispravka ide kroz dozvoljeni korektivni dokument i pravila otvorenog perioda. Fiskalizacija se može koristiti samo kada su stvarne postavke, certifikat i produkciona spremnost provjereni; sistem ne predstavlja pripremljeni dokument kao uspješno prijavljen bez potvrđenog odgovora.
Za koga je ovaj tok
- Za firme koje izdaju račune i prate naplatu
- Za finansijske timove koji povezuju banku i potraživanja
- Za knjigovođe koji traže urednu vezu dokumenta i knjiženja
Nije za
- Za korisnike kojima je potrebna samo kasa bez knjigovodstvenog toka
- Za procese koji zahtijevaju nepodržanu ili neprovjerenu fiskalnu integraciju
Česta pitanja
Jasni odgovori prije odluke
Kada račun dobija broj?
Tek pri izdavanju. Nacrt se može pripremati bez zauzimanja konačnog broja, u skladu sa definisanom numeracionom sekvencom.
Može li se uplata povezati sa više računa?
Podržan je rad sa raspodjelama i otvorenim stavkama, uz provjeru iznosa i konteksta prije konačnog povezivanja.
Da li se konačni PDF ponovo generiše?
Konačna verzija se čuva i ponovo koristi. Potpisane i prethodne konačne verzije ne smiju se prepisati novim fajlom.
Kako se ispravlja izdati račun?
Prema vrsti greške i pravilima procesa koristi se korektivni dokument, uz pregled odgovorne osobe i poštovanje zaključavanja perioda.