Proces
Kako izgleda proces
- 1
Mapirajte proces
Zapišite dokumente, učesnike, odobrenja, izvještaje i izuzetke.
- 2
Odredite obavezno
Razdvojite funkcije potrebne za prvi dan od kasnijih želja.
- 3
Tražite dokaz
Pogledajte kompletan tok na demonstracionim podacima.
- 4
Provjerite podatke
Dogovorite migraciju, izvoz, zaštitu, kopije i prestanak korišćenja.
- 5
Planirajte uvođenje
Odredite vlasnika, faze, obuku, prihvatanje i podršku.
Počnite od procesa i odgovornosti
Program treba da prati način na koji firma i knjigovođa stvarno rade. Napravite listu ulaznih i izlaznih dokumenata, odobrenja, banaka, obračuna, zaliha, imovine, knjiženja i izvještaja, a zatim odredite ko je odgovoran za svaki korak.
Posebno zapišite izuzetke: nepotpun račun, djelimičnu uplatu, pogrešno povezanu transakciju, korekciju nakon zaključavanja i promjenu odgovorne osobe. Program koji pokazuje samo idealan tok nije dovoljno provjeren.
- Dokumenti i količina po periodu
- Korisnici, uloge i odobrenja
- Izuzeci i korekcije
- Izvještaji i završni paketi
- Dokumenti i količina po perioduObuhvaćeno
- Korisnici, uloge i odobrenjaObuhvaćeno
- Izuzeci i korekcijeObuhvaćeno
- Izvještaji i završni paketiObuhvaćeno
Provjerite knjigovodstvenu dubinu, ne samo fakturisanje
Izdavanje računa može biti samo početak. Ako vam treba knjigovodstveni program, provjerite ulazne dokumente, banku, otvorene stavke, kontni plan, dnevnik, zarade, zalihe, osnovna sredstva, izvještaje i kontrolu perioda prema vašem opsegu.
Lokalnu prilagođenost ne prihvatajte kao opštu marketinšku tvrdnju. Za fiskalizaciju, prijave, sertifikate ili format razmjene tražite tačan podržani postupak, verziju specifikacije, testno okruženje, potrebne postavke i jasno objašnjenje šta i dalje radi ovlašćena osoba.
- Prodaja, nabavke, uplate i otvorene stavke
- Kontni plan, knjiženja i stručni pregled
- Mjesečni i godišnji završni izlazi
- Provjerljiva granica lokalnih integracija
- Prodaja, nabavke, uplate i otvorene stavkeObuhvaćeno
- Kontni plan, knjiženja i stručni pregledObuhvaćeno
- Mjesečni i godišnji završni izlaziObuhvaćeno
- Provjerljiva granica lokalnih integracijaObuhvaćeno
Sigurnost, vlasništvo i pristup podacima
Pitajte gdje se podaci čuvaju, ko im pristupa, kako se firme razdvajaju, kako se bilježe osjetljive radnje i kako izgleda vraćanje iz kopije. Za knjigovodstveni servis je posebno važno da podaci jednog klijenta ne mogu preći u prostor drugog.
Provjerite i izlaznu strategiju. Firma treba da zna koje podatke, dokumente, izvještaje i audit zapise može izvesti, u kom formatu i kako izgleda prestanak korišćenja bez gubitka poslovne istorije.
- Uloge i najmanji potreban pristup
- Stroga izolacija pravnih lica
- Audit trag i neizmjenjive završne verzije
- Izvoz, kopije, oporavak i izlazna strategija
- Uloge i najmanji potreban pristupObuhvaćeno
- Stroga izolacija pravnih licaObuhvaćeno
- Audit trag i neizmjenjive završne verzijeObuhvaćeno
- Izvoz, kopije, oporavak i izlazna strategijaObuhvaćeno
Migracija, uvođenje, podrška i stvarni trošak
Tražite popis podataka koji se prenose, pravila čišćenja, način potvrde početnih stanja i odgovornost za svaki korak. Uvođenje treba da ima faze, kriterijum prihvatanja, obuku za stvarne uloge i dogovor šta se dešava sa starim sistemom.
Cijenu posmatrajte zajedno sa brojem firmi i korisnika, modulima, uvozom, obukom, podrškom, integracijama, skladištenjem i dodatnim radom. Najniža mjesečna cijena nije najniži trošak ako tim kasnije ručno spaja podatke ili nema pouzdan izlaz.
- Popis i kvalitet podataka za migraciju
- Faze, vlasnik i kriterijum prihvatanja
- Obuka prema ulozi i podrška nakon početka
- Ukupan trošak i jasni komercijalni uslovi
- Popis i kvalitet podataka za migracijuObuhvaćeno
- Faze, vlasnik i kriterijum prihvatanjaObuhvaćeno
- Obuka prema ulozi i podrška nakon početkaObuhvaćeno
- Ukupan trošak i jasni komercijalni usloviObuhvaćeno
Ne postoji jedna oznaka koja dokazuje da je program pravi za vaš slučaj
Tvrdnja da je softver „usklađen“ mora imati konkretan opseg, datum, izvor, konfiguraciju i test. Izbor programa ne prenosi pravnu ili računovodstvenu odgovornost sa firme i ovlašćene osobe na marketinšku stranicu proizvoda.
Kome kontrolna lista koristi
- Firmama koje prelaze sa tabela ili starog programa
- Knjigovodstvenim servisima sa više klijenata
- Finansijskim timovima koji uvode povezani sistem
- Direktorima koji odobravaju budžet i rizik
Nije za
- Za izbor samo prema cijeni ili broju modula
- Za prihvatanje tvrdnje o usklađenosti bez dokaza
Česta pitanja
Jasni odgovori prije odluke
Da li je cloud program automatski bolji?
Ne. Cloud može olakšati pristup i održavanje, ali i dalje treba provjeriti sigurnost, dostupnost, izvoz, oporavak, performanse i odgovornosti pružaoca.
Šta treba tražiti na prezentaciji?
Pokažite svoj dokument i tok na demonstracionim podacima: unos, dopunu, odobrenje, uplatu, knjiženje, izvještaj, zaključavanje i korekciju.
Koliko funkcija je dovoljno?
Dovoljno je kada program pokriva cjelovit prioritetni tok bez kritične ručne rupe. Neaktivni dodatni moduli ne nadoknađuju nedostatak osnovne kontrole.
Kako provjeriti migraciju?
Dogovorite tačan popis tabela i dokumenata, mapiranje, testni uvoz, izvještaj razlika, odgovornu osobu i pisanu potvrdu početnog stanja.
Da li program treba da radi bez knjigovođe?
Program može podržati interni tim, ali stručne računovodstvene i poreske odluke i dalje zahtijevaju odgovarajuću osobu i važeće izvore.
Provjerljivi izvori
Zvanični izvori i granica ovog vodiča
Za lokalne funkcije tražite aktuelnu zvaničnu dokumentaciju i dokaz testiranog opsega. Posebno provjerite verziju i okruženje svake fiskalne ili poreske integracije.
- Elektronska fiskalizacija — Poreska uprava Crne GoreZvanične funkcionalne i tehničke specifikacije, uputstva i okruženja.
- Zakon o računovodstvu — Službeni list Crne GoreZvanična evidencija propisa; konkretno tumačenje provjerite sa stručnom osobom.