Proces
Kako izgleda proces
- 1
Priprema
Period ulazi u kontrolisani postupak završetka.
- 2
Provjere
Prodaja, nabavke, uplate, zarade, knjiženja i prilozi prolaze kontrole.
- 3
Pregled
Upozorenja se rješavaju ili ovlašćeno obrazlažu.
- 4
Paket
Pripremaju se izvještaji, presjek i dokumentacija za knjigovođu.
- 5
Zaključavanje
Period postaje neizmjenjiv bez formalnog ponovnog otvaranja.
Provjere koje pokazuju šta nije spremno
Zatvaranje ne počinje klikom na dugme, već pregledom kvaliteta podataka. Šoldi provjerava dokumente prodaje i nabavke, otvorene uplate, banku, zarade, knjiženja, priloge i druge oblasti koje pripadaju aktivnom procesu firme.
Rezultat može biti prolaz, upozorenje ili blokada. Upozorenje se ne skriva; ovlašćeni knjigovođa ga može obrazloženo prihvatiti kada je poslovno opravdano.
- Ponovljive provjere po periodu
- Jasan status i objašnjenje nalaza
- Ovlašćeno prihvatanje upozorenja
- Blokada kada nedostaje obavezni uslov
- Ponovljive provjere po perioduObuhvaćeno
- Jasan status i objašnjenje nalazaObuhvaćeno
- Ovlašćeno prihvatanje upozorenjaObuhvaćeno
- Blokada kada nedostaje obavezni uslovObuhvaćeno
Sačuvani presjek i završni paket
Zaključavanje čuva podatke potrebne da se izvještaj kasnije reprodukuje bez zavisnosti od današnjih pravila ili naknadno izmijenjenih šifrarnika. Završni paket može sadržati preglede prodaje, nabavki, uplata, PDV-a, zarada, dnevnika, otvorenih stavki, upozorenja, audit trag i indeks priloga.
Konačni PDF, XLSX, CSV i ZIP izlazi za zaključani period nastaju iz sačuvanog presjeka. Ponovno preuzimanje koristi istu završnu verziju.
- Presjek podataka i izvora
- Izvještaji iz zaključanog stanja
- Paket za knjigovođu sa indeksima
- Hash, verzija i vrijeme generisanja
- Presjek podataka i izvoraObuhvaćeno
- Izvještaji iz zaključanog stanjaObuhvaćeno
- Paket za knjigovođu sa indeksimaObuhvaćeno
- Hash, verzija i vrijeme generisanjaObuhvaćeno
Ponovno otvaranje bez brisanja istorije
Ponekad se greška otkrije nakon zatvaranja. Šoldi dozvoljava formalno ponovno otvaranje samo ovlašćenoj ulozi, uz obavezan razlog, pogođenu oblast i opis planirane korekcije.
Prethodni presjek i završni paket ostaju sačuvani. Nakon korekcije period ponovo prolazi provjere i dobija novu, jasno verzionisanu završnu dokumentaciju.
- Obavezan razlog i pogođena oblast
- Istorija zaključavanja i otvaranja
- Prethodni paketi se ne prepisuju
- Nova provjera prije ponovnog zaključavanja
- Obavezan razlog i pogođena oblastObuhvaćeno
- Istorija zaključavanja i otvaranjaObuhvaćeno
- Prethodni paketi se ne prepisujuObuhvaćeno
- Nova provjera prije ponovnog zaključavanjaObuhvaćeno
Zaključavanje je sigurnosna i računovodstvena kontrola
Korisnički interfejs, import, email, PDF regeneracija, knjiženje i integracija moraju poštovati isti status perioda. Ne postoji sporedni put kojim se zaključani podatak mijenja bez provjere, ovlašćenja i zabilježenog razloga.
Za koga je ovaj tok
- Za firme koje žele predvidljiv kraj mjeseca
- Za knjigovodstvene servise koji vode više rokova i klijenata
- Za menadžment koji traži izvještaj sa jasnim porijeklom
Nije za
- Za rad u kojem se završni izvještaji ne razlikuju od radnih
- Za prepisivanje prethodnih paketa nakon korekcije
Česta pitanja
Jasni odgovori prije odluke
Šta se provjerava prije zaključavanja?
Aktivne kontrole obuhvataju prodaju, nabavke, uplate, banku, zarade, knjiženja, priloge i druge oblasti koje su uključene u proces firme.
Može li se zaključani period ponovo otvoriti?
Može samo kroz formalni postupak, uz ovlašćenu ulogu, razlog, pogođenu oblast i audit trag.
Da li se stari završni paket briše?
Ne. Prethodni presjek i paket ostaju sačuvani, a nova verzija nastaje nakon korekcije i ponovnih provjera.
Odakle dolazi izvještaj za zaključani period?
Iz sačuvanog presjeka, ne iz ponovnog računanja nad trenutno živim podacima i pravilima.