Proces
Kako izgleda proces
- 1
Izvor
Dokument ili događaj ima firmu, datum, status i prilog.
- 2
Pravilo
Primjenjuje se važeća verzija mape konta i računovodstvenog pravila.
- 3
Nacrt
Dugovna i potražna strana pripremaju se za pregled.
- 4
Odobrenje
Knjigovođa provjerava konta, opis, datum i iznose.
- 5
Dnevnik
Konačan zapis čuva vezu sa izvorom i istorijom odluke.
Kontni plan i mape knjiženja
Kontni plan pripada firmi i vremenskom kontekstu u kojem se koristi. Mapa knjiženja povezuje tip poslovnog događaja sa predloženim kontima, ali ne smije nevidljivo promijeniti istorijske rezultate.
Kada se mapa koriguje, nova verzija važi za budući ili definisani period. Ranije knjiženje ostaje vezano za verziju i razlog koji su tada korišćeni.
- Aktivna i dozvoljena konta
- Tenant-specifične mape i zamjene
- Zahtjev, odobrenje ili odbijanje promjene
- Istorijska reprodukcija prema sačuvanoj verziji
- Aktivna i dozvoljena kontaObuhvaćeno
- Tenant-specifične mape i zamjeneObuhvaćeno
- Zahtjev, odobrenje ili odbijanje promjeneObuhvaćeno
- Istorijska reprodukcija prema sačuvanoj verzijiObuhvaćeno
Nacrt, kontrola i konačno knjiženje
Nacrt omogućava da se provjeri opis, datum, partner, poreski kontekst, dugovna i potražna strana prije ulaska u dnevnik. Neuravnotežen ili nepotpun zapis ne može postati konačan.
Prije knjiženja sistem provjerava da li je period otvoren. Zaključan period ne prima novu promjenu; korekcija se radi kroz dozvoljeni dokument ili formalno ponovno otvaranje.
- Provjera ravnoteže duguje i potražuje
- Veza sa izvornim dokumentom
- Eksplicitna posting provjera perioda
- Uloga i razlog ručne korekcije
- Provjera ravnoteže duguje i potražujeObuhvaćeno
- Veza sa izvornim dokumentomObuhvaćeno
- Eksplicitna posting provjera periodaObuhvaćeno
- Uloga i razlog ručne korekcijeObuhvaćeno
Revizijski trag za odgovornu odluku
Važna promjena treba da odgovori na četiri pitanja: ko ju je napravio, kada, nad kojim podatkom i zbog čega. Šoldi čuva taj kontekst uz zahtjeve, odobrenja i zamjenske vrijednosti.
To ne zamjenjuje stručnu dokumentaciju, ali sprječava da se ključna promjena pretvori u neobjašnjiv rezultat koji se naknadno traži po emailu i privatnim bilješkama.
- Korisnik i vrijeme radnje
- Prije i poslije vrijednosti kada je primjenljivo
- Obavezni razlog za osjetljive korekcije
- Pregled aktivnosti u okviru firme
- Korisnik i vrijeme radnjeObuhvaćeno
- Prije i poslije vrijednosti kada je primjenljivoObuhvaćeno
- Obavezni razlog za osjetljive korekcijeObuhvaćeno
- Pregled aktivnosti u okviru firmeObuhvaćeno
Pravila se ne hardkodiraju u ekranu
Poreske stope, doprinosi, rokovi i računovodstvena pravila zavise od važenja i izvora. Šoldi ih čita iz verzionisanih postavki, čuva referencu i ne pretpostavlja da današnje pravilo važi za istorijski dokument.
Za koga je ovaj tok
- Za knjigovođe koji žele objašnjiv dnevnik
- Za firme sa internim i eksternim pregledom
- Za organizacije koje moraju sačuvati istoriju pravila
Nije za
- Za nekontrolisanu izmjenu zaključanih perioda
- Za skrivena pravila koja se ne mogu povezati sa izvorom
Česta pitanja
Jasni odgovori prije odluke
Može li korisnik promijeniti mapu knjiženja?
Samo ako njegova uloga to dozvoljava. Osjetljive promjene mogu zahtijevati zahtjev i odobrenje druge odgovorne osobe.
Šta se dešava sa starim knjiženjima nakon promjene pravila?
Ona zadržavaju istorijski kontekst i ne računaju se ponovo prema novom pravilu bez formalnog postupka.
Može li se knjižiti u zaključan period?
Ne direktno. Potrebna je korekcija kroz dozvoljeni tok ili formalno ponovno otvaranje uz razlog i audit trag.