Proces
Kako izgleda proces
- 1
Prijem
Dokument i prilog ulaze u prostor odgovarajuće firme.
- 2
Provjera
Kontrolišu se partner, iznosi, datumi, stavke i potpunost dokumentacije.
- 3
Odobrenje
Odgovorna osoba potvrđuje poslovni razlog ili vraća zahtjev na dopunu.
- 4
Obaveza
Dospijeće i otvoreni iznos ostaju vidljivi do plaćanja.
- 5
Knjiženje
Pregledani dokument ulazi u dnevnik prema odobrenim pravilima.
Dokument dobavljača nije samo fajl
Sken ili PDF čuva dokaz, ali za rad su potrebni i strukturirani podaci: dobavljač, broj dokumenta, datumi, valuta, iznosi, stavke i napomene. Šoldi ih drži uz izvorni prilog i pokazuje ko ih je unio ili ispravio.
Ako OCR predloži vrijednost, prijedlog ostaje nacrt. Ovlašćena osoba provjerava podatke prema dokumentu prije nego što mogu učestvovati u knjiženju ili izvještaju.
- Više priloga uz dokument
- Status potpunosti i zahtjev za dopunu
- Istorija korekcija i odobrenja
- Odvojena obrada po pravnom licu
- Više priloga uz dokumentObuhvaćeno
- Status potpunosti i zahtjev za dopunuObuhvaćeno
- Istorija korekcija i odobrenjaObuhvaćeno
- Odvojena obrada po pravnom licuObuhvaćeno
Odobrenja prema stvarnoj odgovornosti
Trošak može zahtijevati potvrdu rukovodioca, finansija ili druge odgovorne uloge prije plaćanja i knjiženja. Šoldi čuva redosljed aktivnosti bez pretpostavke da svakoj firmi treba isti model.
Korisnik koji je unio zahtjev ne mora biti i osoba koja ga konačno odobrava. Kada je uvedeno dvostruko odobrenje ili posebna granica, sistem treba da je sprovede i zabilježi.
- Zahtjevi za nabavku i odobrenje troška
- Komentar, razlog i tražena dopuna
- Pristup prema ulozi i firmi
- Kontrola perioda prije izmjene
- Zahtjevi za nabavku i odobrenje troškaObuhvaćeno
- Komentar, razlog i tražena dopunaObuhvaćeno
- Pristup prema ulozi i firmiObuhvaćeno
- Kontrola perioda prije izmjeneObuhvaćeno
Od otvorene obaveze do paketa plaćanja
Nakon pregleda, dokument ulazi u listu obaveza sa dospijećem i otvorenim iznosom. Odgovorna osoba može pripremiti grupu naloga za plaćanje, provjeriti račune i iznose i tek zatim odobriti naredni korak.
Plaćanje ne briše dokument. Veza između obaveze, naloga, bankarske transakcije i knjiženja ostaje dostupna za pregled i izvještavanje.
- Pregled dospjelih i budućih obaveza
- Avansi i djelimična plaćanja
- Paketi plaćanja sa kontrolom
- Povezivanje sa bankom i dnevnikom
- Pregled dospjelih i budućih obavezaObuhvaćeno
- Avansi i djelimična plaćanjaObuhvaćeno
- Paketi plaćanja sa kontrolomObuhvaćeno
- Povezivanje sa bankom i dnevnikomObuhvaćeno
Poreski tretman se ne pretpostavlja
Ako dokument nema dovoljno podataka ili poreski tretman zahtijeva stručnu procjenu, zapis ostaje za pregled. Sistem ne smije automatski odbiti porez, knjižiti trošak ili uključiti dokument u konačni izvještaj samo zato što je fajl uspješno pročitan.
Za koga je ovaj tok
- Za firme sa većim brojem ulaznih dokumenata
- Za timove sa odobrenjima troškova i nabavki
- Za servise koji traže urednu predaju dokumentacije
Nije za
- Za procese bez jasne odgovorne osobe za odobrenje
- Za automatsko knjiženje neprovjerenih OCR podataka
Česta pitanja
Jasni odgovori prije odluke
Može li dokument imati više priloga?
Može. Originalni račun, ugovor, potvrda, obračun ili drugi prateći fajlovi ostaju vezani za isti tenant i dokument.
Šta ako nedostaje podatak?
Dokument se vraća na dopunu uz komentar. Ne mora se odbaciti niti se nedostajući podatak pretpostaviti.
Da li odobrenje znači da je dokument knjižen?
Ne nužno. Poslovno odobrenje troška i knjigovodstveni pregled mogu biti odvojeni koraci sa različitim ulogama.