Proces
Kako izgleda proces
- 1
Snimanje
Fotografija ili fajl ulazi u odgovarajuću firmu.
- 2
Izdvajanje
OCR provider vraća tekst, polja, stavke i dokaz po stranici.
- 3
Nacrt
Prijedlozi se jasno odvajaju od odobrenih podataka.
- 4
Korekcija
Korisnik poredi svako važno polje sa izvornikom.
- 5
Odobrenje
Ovlašćena osoba potvrđuje dokument za naredni tok.
Izvorni dokument ostaje prvi dokaz
OCR tekst i AI prijedlog mogu biti korisni, ali nijesu zamjena za original. Šoldi čuva fajl, stranice, dobijeni tekst, koordinatne ili druge dostupne dokaze i rezultat svakog pokušaja obrade.
Kada se provider zamijeni ili obrada ponovi, prethodni rezultat ne nestaje bez traga. Status i verzija obrade ostaju vidljivi za pregled i dijagnostiku.
- Fajl i stranice po dokumentu
- Rezultat, status i vrijeme obrade
- Dokaz za izdvojeno polje
- Zamjenjiv OCR provider
- Fajl i stranice po dokumentuObuhvaćeno
- Rezultat, status i vrijeme obradeObuhvaćeno
- Dokaz za izdvojeno poljeObuhvaćeno
- Zamjenjiv OCR providerObuhvaćeno
Polja i stavke kao provjerljivi prijedlozi
Partner, broj računa, datumi, iznosi i stavke mogu biti predloženi sa nivoom pouzdanosti. Ekran pregleda treba da pokaže gdje je podatak pronađen i šta je korisnik izmijenio.
Ako vrijednost nije sigurna, označava se za pregled. Sistem ne popunjava tiho polje samo da bi obrazac izgledao završen.
- Strukturirana polja i linijske stavke
- Pouzdanost i razlog nesigurnosti
- Prije i poslije vrijednosti korekcije
- Komentar i odgovorna osoba
- Strukturirana polja i linijske stavkeObuhvaćeno
- Pouzdanost i razlog nesigurnostiObuhvaćeno
- Prije i poslije vrijednosti korekcijeObuhvaćeno
- Komentar i odgovorna osobaObuhvaćeno
Ljudsko odobrenje prije finansijskog efekta
Dok je dokument nacrt, ne smije knjižiti dnevnik, odbiti porez, ući u konačan izvještaj ili učestvovati kao odobren podatak u zaključavanju perioda.
Odobrenje potvrđuje da je ovlašćena osoba pregledala podatke prema izvoru. To nije automatska poreska odluka; nejasan tretman može i dalje zahtijevati poseban knjigovodstveni pregled.
- Nacrt odvojen od odobrenog dokumenta
- Blokiran konačni knjigovodstveni efekat
- Status pregleda i odobrenja
- Povezanost sa periodom i audit tragom
- Nacrt odvojen od odobrenog dokumentaObuhvaćeno
- Blokiran konačni knjigovodstveni efekatObuhvaćeno
- Status pregleda i odobrenjaObuhvaćeno
- Povezanost sa periodom i audit tragomObuhvaćeno
OCR i AI nikada nijesu konačan računovodstveni autoritet
Tehnologija ubrzava unos i ukazuje na moguće vrijednosti. Ne smije samostalno odlučiti o kontu, poreskom tretmanu, odbitku, prijavi ili konačnom izvještaju. Odgovornost i odobrenje ostaju kod ovlašćene osobe.
Za koga je ovaj tok
- Za firme koje dokumente primaju na terenu ili emailom
- Za servise koji žele brži prijem uz kontrolu
- Za timove koji žele dokaz uz svaku korekciju
Nije za
- Za potpuno automatsko knjiženje bez pregleda
- Za uklanjanje izvornog dokumenta nakon OCR obrade
Česta pitanja
Jasni odgovori prije odluke
Da li OCR knjiži račun?
Ne. OCR priprema nacrt. Knjiženje i drugi finansijski efekti dolaze tek nakon odgovarajućeg ljudskog pregleda i odobrenja.
Čuva li se originalna fotografija?
Da, originalni fajl i stranice ostaju povezani sa obradom i izdvojenim podacima.
Šta ako je polje pogrešno prepoznato?
Korisnik ga ispravlja u pregledu, a korekcija i odgovorna osoba ostaju zabilježeni.
Može li se koristiti drugi OCR provider?
Arhitektura predviđa zamjenjive providere iza zajedničkog interfejsa, uz isti nacrt, dokaz i proces odobrenja.