Proces
Kako izgleda proces
- 1
Dogovor
Definišite obim, kanale, rokove, odgovornosti i način eskalacije.
- 2
Dostava
Dokument stiže sa firmom, partnerom, razlogom i prilozima.
- 3
Dopuna
Knjigovođa postavlja konkretno pitanje, a odgovor ostaje uz zapis.
- 4
Pregled
Ovlašćena osoba potvrđuje tretman, knjiženje i otvorene stavke.
- 5
Zatvaranje
Provjere, izvještaji i odluke ostaju u sačuvanom presjeku.
Ko je odgovoran prije nego dokument stigne knjigovođi
Firma poznaje poslovni događaj i zato treba da obezbijedi čitljiv original, pravu firmu i partnera, poslovni razlog, potrebne priloge i interno odobrenje. Knjigovođa ne treba da pogađa zašto je trošak nastao ili ko ga je odobrio.
Za svaku vrstu dokumenta dogovorite vlasnika i krajnji rok. Zaposleni koji napravi trošak, nabavka koja primi robu i direktor koji odobri izuzetak nemaju istu ulogu, ali svi utiču na kvalitet konačnog podatka.
- Vlasnik dokumenta u firmi
- Čitljiv original i poslovni razlog
- Prateći dokaz i interno odobrenje
- Rok i kanal za dostavu
- Vlasnik dokumenta u firmiObuhvaćeno
- Čitljiv original i poslovni razlogObuhvaćeno
- Prateći dokaz i interno odobrenjeObuhvaćeno
- Rok i kanal za dostavuObuhvaćeno
Dopuna treba da bude zadatak, ne lanac poruka
Pitanje poput „šta je ovo?“ ne određuje šta nedostaje ni ko treba da odgovori. Zahtjev za dopunu treba da navede dokument, konkretan podatak ili prilog, odgovornu osobu i rok, a odgovor treba da ostane povezan sa istim zapisom.
Kada se dokument vrati na dopunu, njegov status mora jasno pokazati da nije spreman za konačno knjiženje. Istorija čuva prvobitno pitanje, odgovor i svaku važnu ispravku.
- Konkretno pitanje uz dokument
- Odgovorna osoba i rok
- Status koji blokira prerani završetak
- Istorija odgovora i korekcija
- Konkretno pitanje uz dokumentObuhvaćeno
- Odgovorna osoba i rokObuhvaćeno
- Status koji blokira prerani završetakObuhvaćeno
- Istorija odgovora i korekcijaObuhvaćeno
Banka, otvorene stavke i pitanja koja ne smiju čekati kraj mjeseca
Firma i knjigovođa treba redovno da vide nepoznate uplate, djelimična zatvaranja, duple iznose, avanse i transakcije bez odgovarajućeg dokumenta. Ako se sve ostavi za kraj mjeseca, pitanje se teže vraća osobi koja zna kontekst.
Dogovorite učestalost uvoza izvoda i ko rješava koju vrstu izuzetka. Automatsko povezivanje pomaže samo kada je rezultat provjerljiv i kada nejasna stavka ostaje otvorena.
- Redovan uvoz i pregled izvoda
- Jasna pravila povezivanja
- Odvojene nepoznate i djelimične uplate
- Vlasnik pitanja prije kraja perioda
- Redovan uvoz i pregled izvodaObuhvaćeno
- Jasna pravila povezivanjaObuhvaćeno
- Odvojene nepoznate i djelimične uplateObuhvaćeno
- Vlasnik pitanja prije kraja periodaObuhvaćeno
Mjesečni pregled i povratna informacija firmi
Prije zaključavanja obje strane treba da znaju šta je kompletno, šta je obrazloženo prihvaćeno i šta ostaje blokada. Lista provjera treba da bude ista iz mjeseca u mjesec, uz vidljiv rezultat i osobu koja je izvršila pregled.
Nakon zatvaranja firma treba da dobije razumljiv pregled: ključne otvorene stavke, obaveze, potraživanja, odstupanja i pitanja za naredni period. Izvještaj bez veze sa izvorom otežava i upravljanje i naknadnu provjeru.
- Ponovljiva kontrolna lista
- Obrazložena upozorenja i blokade
- Zaključan presjek i završni paket
- Povratna informacija za naredni mjesec
- Ponovljiva kontrolna listaObuhvaćeno
- Obrazložena upozorenja i blokadeObuhvaćeno
- Zaključan presjek i završni paketObuhvaćeno
- Povratna informacija za naredni mjesecObuhvaćeno
Softver ne definiše ugovorni ni stručni opseg saradnje
Firma i pružalac računovodstvenih usluga moraju posebno dogovoriti obaveze, rokove, odgovornost i komunikaciju. Šoldi može taj dogovor učiniti vidljivijim kroz uloge, statuse i trag aktivnosti, ali ga ne zamjenjuje.
Kome vodič koristi
- Firmama koje eksterno vode knjigovodstvo
- Internim finansijama koje sarađuju sa računovođom
- Knjigovodstvenim servisima sa više klijenata
- Direktorima koji žele pouzdan mjesečni pregled
Nije za
- Za prebacivanje odgovornosti bez jasnog ugovora
- Za slanje povjerljivih dokumenata kroz nedogovorene kanale
Česta pitanja
Jasni odgovori prije odluke
Ko treba da dostavi poslovni razlog troška?
Osoba u firmi koja poznaje događaj, prema internom procesu. Knjigovođa zatim koristi činjenice za stručni pregled.
Koliko često treba dostavljati dokumenta?
Učestalost zavisi od obima i dogovora, ali dokumenta i pitanja je korisno obrađivati tokom mjeseca, a ne prvi put pred završni rok.
Kako spriječiti gubitak pitanja u emailu?
Vežite pitanje za konkretan dokument ili transakciju, dodijelite odgovornu osobu i rok i sačuvajte odgovor u istoj istoriji.
Ko odobrava konačno knjiženje?
Ovlašćena osoba prema ulozi i dogovorenom procesu. Program treba da zabilježi ko je pregledao i odobrio radnju.
Šta firma treba da dobije nakon zatvaranja mjeseca?
Dogovoreni izvještaj i pregled otvorenih pitanja, uz sačuvan presjek podataka i mogućnost da se važna vrijednost vrati do izvora.
Provjerljivi izvori
Zvanični izvori i granica ovog vodiča
Ugovorni opseg saradnje prilagodite svojoj firmi i pružaocu usluge. Za pravila i obaveze koristite važeće zvanične izvore i odgovarajući stručni pregled.
- Zakon o računovodstvu — Službeni list Crne GoreZvanična evidencija važećeg propisa i povezanih podzakonskih akata.